Mål tiden frem til et korrekt resultat, inkludert kontroll og rettelser. Trekk deretter fra kostnaden ved å bruke og følge opp løsningen. Det gir et bedre beslutningsgrunnlag enn å måle hvor raskt AI lager et utkast.
Du kan begynne med én oppgave og et enkelt regneark. Det viktigste er å sammenligne arbeid som har samme krav til kvalitet.
Velg hva som skal bli bedre
«Vi skal bli bedre på AI» er vanskelig å måle. «Vi skal bruke mindre tid på å klargjøre servicehenvendelser» gir et konkret utgangspunkt.
Beskriv når oppgaven starter og når den er ferdig. For en servicehenvendelse kan målet være et kontrollert underlag som prosjektlederen kan planlegge fra. For en rapport kan det være en godkjent tekst som er klar til utsending.
Skill mellom arbeidstid og ventetid. En sak kan ligge tre dager i innboksen selv om noen bare bruker ti minutter på den. AI som forkorter skrivingen, løser ikke nødvendigvis køen.
Sammenlign vanlige og vanskelige saker
Registrer dagens tidsbruk før dere tester en ny løsning. Velg et variert utvalg: komplette saker, mangelfulle henvendelser og saker som krever en erfaren vurdering. Et lite førsteutvalg kan avsløre feil, men dokumenterer ikke alene forventet effekt i drift.
Bruk samme kvalitetskrav med og uten AI. Noter både tiden og om resultatet kan brukes. En rask behandling som mister et viktig forbehold, skal ikke telles som en gevinst.
Ved bruk av de samme sakene to ganger kan gjenkjennelse gjøre den andre runden lettere. Veksle derfor rekkefølge eller bruk sammenlignbare saker. Følg opp lovende resultater med en kontrollert utprøving i faktisk arbeid. Ta med tiden til opplæring og endring av rutiner i vurderingen.
Et regnestykke du kan erstatte med egne tall
Tallene under er antakelser for å vise metoden. De er ikke en kundecase, et pristilbud eller et anslag på hva din bedrift vil spare.
| Forutsetning | Illustrerende verdi |
|---|---|
| Saker som faktisk behandles med løsningen per måned | 160 |
| Tid per sak i dag | 12 minutter |
| Tid med AI, inkludert kontroll og rettelser | 7 minutter |
| Frigjort tid | 160 × 5 / 60 = 13,3 timer |
| Antatt intern timekostnad | 600 kroner |
| Beregnet kapasitetsverdi | 8 000 kroner per måned |
| Løpende verktøy- og oppfølgingskostnad | 2 000 kroner per måned |
| Netto kapasitetsverdi før oppstartskostnad | 6 000 kroner per måned |
Med en antatt samlet oppstartskostnad på 30 000 kroner tilsvarer dette fem måneder til oppstartskostnaden er dekket av beregnet netto kapasitetsverdi. Oppstartskostnaden må også inkludere intern tid til testing og opplæring. Tallene forutsetter stabil bruk og at tiden faktisk kan utnyttes.
Hvis tidsbesparelsen bare blir to minutter per sak, faller kapasitetsverdien til 3 200 kroner per måned. Med samme løpende kostnad er det 1 200 kroner igjen. Da blir tilsvarende periode 25 måneder. En liten endring i forutsetningene kan altså endre beslutningen.
Frigjort tid er ikke automatisk penger på konto
Hvis lønnskostnaden er den samme, har dere først og fremst frigjort kapasitet. Den kan brukes til å ta unna flere saker, redusere en kø eller gi kundene bedre oppfølging. Det kan ha verdi, men verdien må beskrives ærlig.
For å vurdere faktisk økonomisk avkastning må du se på kostnader som unngås eller ekstra dekningsbidrag dere kan oppnå. Dekningsbidrag er inntekten som står igjen etter kostnadene som følger det ekstra arbeidet. Ikke tell både verdien av frigjorte timer og hele inntekten fra samme timer som to gevinster.
En enkel ROI-beregning for en valgt periode er: økonomisk gevinst minus samlet kostnad, delt på samlet kostnad. Bruk dokumenterbare gevinster og ta med både oppstart og drift. Hvis gevinsten bare er beregnet kapasitetsverdi, merk regnestykket slik.
Bestem på forhånd når dere skal stoppe
Avtal hvem som vurderer kvaliteten, hvilke feil dere ikke aksepterer og hvor mye kontrollarbeid som er rimelig. En løsning som blander kunder eller presenterer ubekreftede avtaler som sikre, må forbedres før videre bruk.
Hvis forsøket gir liten effekt, undersøk årsaken. Kanskje oppgaven forekommer sjeldnere enn antatt. Kanskje eksisterende programvare gjør det samme. Kanskje mye av tiden går til å vente på en beslutning AI ikke kan ta.
Ta med dette til neste leverandørmøte
Skriv ned antall aktuelle saker, dagens arbeidstid, kvalitetskravet og hvem som eier oppgaven. Be leverandøren forklare hvordan dere skal måle resultatet sammen.
Det er også et godt utgangspunkt for en samtale med Kaizen. Et avgrenset forsøk bør gjøre det lettere å velge videre arbeid, også når konklusjonen er at dere foreløpig ikke trenger en ny løsning.
Trenger du hjelp til å velge oppgaven, start med Dere bruker ChatGPT. Hva er neste steg?.